1. Chính sách này áp dụng cho ai
Sảnh An là phần mềm chấm công và quản lý nhân sự mà doanh nghiệp mua để dùng cho nhân viên của mình. Bạn đọc được chính sách này vì bạn là người lao động đang dùng ứng dụng, hoặc bạn đang cân nhắc trước khi cấp quyền cho ứng dụng.
Tài khoản do phòng nhân sự của doanh nghiệp cấp. Bạn không thể tự đăng ký tài khoản trong ứng dụng di động; ứng dụng cũng không có tính năng nào dành cho người ngoài doanh nghiệp.
2. Ai quyết định việc xử lý dữ liệu của bạn
Doanh nghiệp của bạn là bên quyết định thu thập dữ liệu gì và dùng để làm gì: họ bật/tắt từng hình thức chấm công (GPS, ảnh, khuôn mặt, mã QR, Wi-Fi), đặt bán kính hợp lệ quanh điểm chấm công và phân quyền cho ai xem dữ liệu của ai.
Chúng tôi là bên vận hành hệ thống, xử lý dữ liệu theo cấu hình và yêu cầu của doanh nghiệp. Chúng tôi không dùng dữ liệu của bạn cho mục đích riêng của mình.
Vì vậy có những câu chỉ doanh nghiệp trả lời được — ví dụ vì sao công ty bật chấm công bằng khuôn mặt, hay dữ liệu công của bạn được giữ bao lâu sau khi bạn nghỉ việc. Với các câu đó, hãy hỏi phòng nhân sự trước.
3. Dữ liệu chúng tôi thu thập
Dưới đây là toàn bộ các nhóm dữ liệu hệ thống lưu về bạn. Không có nhóm nào ngoài danh sách này.
Định danh và hồ sơ nhân sự
Họ tên, mã nhân viên, email, số điện thoại, ảnh đại diện; giới tính, ngày sinh, nơi sinh, quốc tịch, dân tộc, tôn giáo, tình trạng hôn nhân; số giấy tờ tuỳ thân (CCCD/CMND) kèm ngày và nơi cấp; địa chỉ liên lạc và địa chỉ thường trú; trình độ học vấn; nhóm máu, chiều cao, cân nặng; người liên hệ khi khẩn cấp (tên, quan hệ, số điện thoại).
Về công việc: chi nhánh, phòng ban, chức danh, nhóm, người quản lý trực tiếp, loại hợp đồng, ngày vào làm, ngày kết thúc hợp đồng, ngày nghỉ việc và lý do.
Phần lớn các trường này do phòng nhân sự nhập, không phải do ứng dụng tự thu.
Vị trí GPS tại thời điểm bạn chấm công
Mỗi lần bạn bấm vào ca hoặc ra ca, ứng dụng đọc toạ độ GPS (vĩ độ, kinh độ) kèm sai số định vị mà thiết bị tự khai. Máy chủ tính thêm khoảng cách từ bạn tới điểm chấm công của công ty và ghi lại điểm chấm công nào đã được đối chiếu, kết quả hợp lệ hay không hợp lệ, và nếu không hợp lệ thì lý do.
Sai số định vị được gửi nguyên giá trị thiết bị báo, không làm tròn, vì máy chủ cộng sai số này vào bán kính cho phép — làm tròn cho đẹp sẽ khiến bạn bị từ chối oan.
Ứng dụng không theo dõi vị trí khi bạn không chấm công và không chạy nền để lấy vị trí. Không có lịch sử di chuyển nào được ghi.
Ảnh selfie và mã QR điểm chấm công
Nếu công ty bật hình thức chấm công bằng ảnh, ứng dụng dùng camera trước để chụp một ảnh tại đúng thời điểm bạn chấm công. Ảnh được tải lên và lưu kèm lượt chấm công đó để công ty xác nhận đúng người.
Nếu công ty dùng mã QR đặt tại điểm chấm công, camera chỉ được dùng để đọc mã; khung hình quét không được lưu lại.
Dữ liệu sinh trắc khuôn mặt
Nếu công ty bật nhận diện khuôn mặt, hệ thống lưu vector đặc trưng 128 chiều tính ra từ ảnh khuôn mặt bạn đã đăng ký — một dãy số dùng để so khớp, không phải ảnh và không thể dựng lại thành ảnh mặt bạn. Kèm theo đó là chỉ số chất lượng lúc đăng ký, nhãn mẫu (ví dụ “có kính”, “không kính”) và ảnh mẫu lưu riêng tư để quản trị đối chiếu bằng mắt khi cần.
Mỗi lần so khớp, hệ thống ghi một dòng nhật ký: kết quả (khớp / không khớp / không thấy mặt / lỗi), khoảng cách tới mẫu đã đăng ký và ngưỡng đang áp dụng. Nhật ký này tồn tại để giải quyết khiếu nại “hệ thống không nhận mặt tôi” — nếu không có nó, bạn mất bằng chứng khi tranh chấp giờ công.
Việc đăng ký mẫu khuôn mặt được làm trên bản web, nơi mô hình nhận diện chạy ngay trong trình duyệt của bạn. Trong ứng dụng di động, bạn xem và xoá được các mẫu của mình bất cứ lúc nào tại Thêm → Khuôn mặt đã đăng ký.
Thiết bị và mạng
Hệ thống có thể ghi nhận thiết bị bạn dùng để chấm công: nền tảng (Android/iOS/web), mã nhận dạng bản cài đặt, model máy, phiên bản hệ điều hành, phiên bản ứng dụng và lần dùng gần nhất. Mục đích duy nhất là thực thi quy tắc “một người một máy” khi công ty bật, và để bạn tự thấy máy nào đang đăng nhập.
Thông tin Wi-Fi (tên mạng, BSSID) chỉ được đọc và hiển thị ngay trên máy bạn để bạn biết mình đang nối mạng nào. Bản ứng dụng di động hiện tại không gửi thông tin Wi-Fi lên máy chủ.
Sinh trắc học của điện thoại (Face ID, cảm biến vân tay) chỉ được dùng để mở khoá ứng dụng trên máy bạn. Dữ liệu đó do hệ điều hành giữ, ứng dụng không đọc và không gửi đi đâu.
Dữ liệu công việc, bảng công và lương
Lịch làm việc và ca được phân; bảng công theo từng ngày (giờ vào đầu tiên, giờ ra cuối cùng, số phút làm việc, số phút tăng ca theo từng mức hệ số, số phút làm đêm, số phút đi muộn, số phút về sớm, số phút nghỉ giữa ca, ngày công quy đổi, trạng thái ngày công); đơn từ bạn gửi và kết quả duyệt; số dư phép; công việc được giao; khoá học nội bộ; tài sản được cấp phát; kết quả đánh giá.
Về lương: lương cơ bản, hệ số lương, lương đóng bảo hiểm, mã số thuế cá nhân, số sổ bảo hiểm xã hội, số người phụ thuộc, tài khoản ngân hàng; và với mỗi kỳ lương là chi tiết thu nhập, phụ cấp, thưởng, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân từng bậc, các khoản trừ và thực nhận.
4. Những gì chúng tôi KHÔNG làm
- Không bán, không cho thuê, không trao đổi dữ liệu cá nhân của bạn với bất kỳ ai.
- Không dùng dữ liệu cho quảng cáo. Ứng dụng di động không nhúng bất kỳ bộ công cụ quảng cáo nào.
- Không theo dõi bạn xuyên ứng dụng hay xuyên website. Ứng dụng di động không nhúng bộ công cụ phân tích hành vi nào, không có định danh quảng cáo, không có pixel theo dõi.
- Không đọc danh bạ, tin nhắn, cuộc gọi, thư viện ảnh của bạn. Ứng dụng chỉ mở bộ chọn tệp của hệ điều hành khi bạn chủ động đính kèm tệp vào một đơn từ, và chỉ nhận đúng tệp bạn chọn.
- Không thu thập vị trí ngoài thời điểm chấm công, không chạy nền để lấy vị trí.
5. Mục đích sử dụng từng nhóm dữ liệu
- Định danh, hồ sơ nhân sự
- Quản lý nhân sự: hợp đồng, bảo hiểm, thuế, tổ chức bộ máy.
- Vị trí GPS lúc chấm công
- Xác định lượt chấm công có ở đúng nơi làm việc hay không, và hiện khoảng cách cho bạn trước khi bấm.
- Ảnh selfie
- Xác nhận đúng người chấm công; là bằng chứng khi có tranh chấp giờ công.
- Vector đặc trưng khuôn mặt
- So khớp để xác thực đúng người khi công ty bật nhận diện khuôn mặt.
- Thông tin thiết bị
- Thực thi quy tắc một người một máy; bảo vệ tài khoản khỏi đăng nhập lạ.
- Bảng công, đơn từ, phép
- Tính ngày công, tăng ca, đi muộn/về sớm, phép; là căn cứ tính lương.
- Lương, thuế, bảo hiểm
- Tính và trả lương, khai thuế thu nhập cá nhân, đóng bảo hiểm bắt buộc.
6. Ai trong công ty xem được dữ liệu của bạn
Dữ liệu của mỗi doanh nghiệp tách riêng hoàn toàn; không công ty nào xem được dữ liệu của công ty khác. Trong nội bộ công ty, hệ thống có bốn vai trò:
- Nhân viên — chỉ xem dữ liệu của chính mình: lượt chấm công, bảng công, đơn từ, phép, phiếu lương của mình. Không xem được của người khác.
- Quản lý — thêm quyền xem lượt chấm công và bảng công của toàn bộ nhân viên, sửa lượt chấm công, duyệt đơn, chấm công hộ khi được bật. Về lương thì chỉ xem phiếu lương của chính mình.
- Quản trị nhân sự — xem và sửa toàn bộ hồ sơ nhân sự, bảng công, đơn từ; chạy và xem bảng lương của cả công ty; chốt kỳ công; quản lý thiết bị chấm công và mẫu khuôn mặt.
- Chủ sở hữu — như quản trị nhân sự, thêm quyền quản lý vòng đời công ty trong hệ thống.
Ai giữ vai trò nào do doanh nghiệp của bạn tự phân. Bạn có thể hỏi phòng nhân sự danh sách người đang có quyền xem dữ liệu của mình.
7. Bên thứ ba và hạ tầng
Chúng tôi chỉ dùng bên thứ ba làm hạ tầng kỹ thuật, không có bên nào nhận dữ liệu để dùng cho họ:
- Vercel — chạy máy chủ ứng dụng.
- Supabase — cơ sở dữ liệu PostgreSQL và lưu trữ tệp (ảnh selfie, ảnh mẫu khuôn mặt, tệp đính kèm đơn từ). Tệp lưu ở vùng lưu trữ riêng tư, không có đường dẫn công khai.
- Resend — gửi thư điện tử của hệ thống (mời nhân viên, đặt lại mật khẩu, thông báo duyệt đơn). Chỉ nhận địa chỉ email người nhận và nội dung thư, không nhận dữ liệu chấm công.
Doanh nghiệp của bạn có thể chọn tự vận hành hệ thống trên hạ tầng của mình; khi đó dữ liệu nằm trên máy chủ của doanh nghiệp và không đi qua các bên nêu trên. Hãy hỏi phòng nhân sự nếu bạn cần biết công ty đang dùng phương án nào.
Ngoài ra, chúng tôi cung cấp dữ liệu khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu theo đúng trình tự pháp luật.
8. Thời gian lưu trữ
- Hồ sơ nhân sự, bảng công, đơn từ, dữ liệu lương được giữ trong thời gian bạn làm việc và sau đó theo thời hạn mà pháp luật về lao động, thuế và kế toán buộc doanh nghiệp phải lưu. Thời hạn cụ thể do doanh nghiệp của bạn quyết định.
- Lượt chấm công (kèm toạ độ và ảnh selfie) là dữ liệu chỉ ghi thêm, không sửa: một lần bấm là một dòng mới. Đây là bằng chứng công, nên không xoá lẻ từng dòng — sửa giờ công được làm bằng đơn điều chỉnh, ghi thêm dòng mới, giữ nguyên dòng cũ.
- Mẫu khuôn mặt tồn tại đến khi bạn hoặc quản trị vô hiệu hoá nó. Khi bị vô hiệu hoá, mẫu không còn dùng để so khớp; nhật ký so khớp cũ vẫn được giữ để giải quyết khiếu nại đã phát sinh.
Hệ thống hiện không tự động xoá dữ liệu theo chu kỳ. Mọi việc xoá đều do người có quyền thực hiện, có ghi nhận lại.
9. Quyền của bạn theo pháp luật Việt Nam
Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 (Quốc hội thông qua ngày 26/6/2025, có hiệu lực từ 01/01/2026, thay cho Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân), bạn có các quyền sau đối với dữ liệu cá nhân của mình:
- Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình.
- Đồng ý hoặc không đồng ý, và yêu cầu rút lại sự đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân.
- Xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình.
- Yêu cầu cung cấp, xoá, hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân; gửi yêu cầu phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân.
- Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.
Trong ứng dụng, bạn thực hiện được ngay một phần các quyền này:
- Thêm → Thông tin cá nhân: xem hồ sơ hệ thống đang lưu về bạn.
- Lịch và Bảng công: xem toàn bộ lượt chấm công và ngày công của mình.
- Thêm → Khuôn mặt đã đăng ký: xem và xoá mẫu khuôn mặt của mình.
- Thêm → Thiết bị: xem và bỏ thiết bị đã đăng nhập.
- Từ chối cấp quyền vị trí hoặc camera: bạn cấp quyền được thì cũng rút lại được trong Cài đặt của điện thoại. Khi đó bạn vẫn dùng được ứng dụng, nhưng không chấm công được bằng hình thức tương ứng và cần nhờ phòng nhân sự chấm công thủ công.
Các quyền còn lại — chỉnh sửa hồ sơ, hạn chế xử lý, phản đối, xoá — được thực hiện qua yêu cầu gửi tới phòng nhân sự hoặc địa chỉ liên hệ ở mục 14.
10. Yêu cầu xoá dữ liệu và xoá tài khoản
Bạn không tự tạo được tài khoản, nên cũng không có nút tự xoá tài khoản. Tài khoản do phòng nhân sự của doanh nghiệp cấp và thu hồi. Cách yêu cầu xoá:
- Xoá ngay được, tự làm: mẫu khuôn mặt (Thêm → Khuôn mặt đã đăng ký) và thiết bị đã đăng nhập (Thêm → Thiết bị).
- Xoá tài khoản và dữ liệu cá nhân: gửi yêu cầu tới phòng nhân sự của doanh nghiệp bạn — họ là bên quyết định — hoặc gửi tới địa chỉ liên hệ ở mục 14 nếu bạn không liên hệ được với doanh nghiệp. Ghi rõ họ tên, mã nhân viên và tên công ty để chúng tôi xác minh đúng người.
- Chúng tôi phản hồi trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ thông tin xác minh, và nêu rõ dữ liệu nào xoá được, dữ liệu nào buộc phải giữ lại kèm căn cứ pháp luật.
Dữ liệu bị xoá: hồ sơ cá nhân, ảnh đại diện, mẫu khuôn mặt và vector đặc trưng, ảnh selfie, thông tin thiết bị, tài khoản đăng nhập.
Dữ liệu buộc phải giữ lại: chứng từ tiền lương, thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm, cùng bảng công là căn cứ tính các khoản đó — pháp luật về lao động, thuế và kế toán buộc doanh nghiệp lưu trong một thời hạn nhất định. Phần này được giữ ở dạng chứng từ, không dùng cho mục đích nào khác.
11. Chúng tôi bảo vệ dữ liệu bằng cách nào
- Toàn bộ kết nối giữa ứng dụng và máy chủ đi qua HTTPS.
- Phiên đăng nhập lưu trong vùng lưu trữ an toàn của hệ điều hành (Keychain trên iOS, Keystore trên Android), không nằm trong tệp thường.
- Ảnh selfie và ảnh mẫu khuôn mặt lưu ở vùng riêng tư, chỉ truy cập được qua đường dẫn có hạn dùng.
- Mọi truy vấn dữ liệu đều bị giới hạn theo công ty và theo vai trò ở tầng máy chủ, không phụ thuộc vào việc ứng dụng có ẩn nút hay không.
- Mật khẩu lưu dạng băm, không ai — kể cả chúng tôi — đọc lại được mật khẩu của bạn.
Không hệ thống nào tuyệt đối an toàn. Nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng tới dữ liệu cá nhân, chúng tôi thông báo cho doanh nghiệp và cơ quan có thẩm quyền theo đúng thời hạn pháp luật quy định.
12. Trẻ em
Ứng dụng dành cho người lao động đã được doanh nghiệp cấp tài khoản, không hướng tới trẻ em và không có tính năng nào thu thập dữ liệu của trẻ em. Nếu doanh nghiệp có người lao động chưa thành niên theo quy định của pháp luật lao động, việc xử lý dữ liệu của họ phải có sự đồng ý theo đúng quy định — trách nhiệm này thuộc doanh nghiệp.
13. Thay đổi chính sách
Khi chính sách thay đổi, chúng tôi cập nhật trang này và đổi ngày hiệu lực ở đầu trang. Với thay đổi ảnh hưởng đến quyền của bạn, chúng tôi thông báo qua doanh nghiệp trước khi áp dụng. Bản đang hiển thị luôn là bản đang có hiệu lực.
14. Liên hệ
Mọi câu hỏi, yêu cầu về dữ liệu cá nhân hoặc khiếu nại, xin gửi tới:
- Đơn vị
- Công Ty TNHH ABC Food
- quannh.vp@gmail.com
- Điện thoại
- Chưa cập nhật — cần bổ sung trước khi phát hành ứng dụng
- Địa chỉ
- Chưa cập nhật — cần bổ sung trước khi phát hành ứng dụng
- Website
- Chưa cập nhật — cần bổ sung trước khi phát hành ứng dụng
Với yêu cầu về dữ liệu công, bảng công hoặc lương, liên hệ phòng nhân sự của doanh nghiệp bạn sẽ nhanh hơn: họ là bên trực tiếp quản lý các dữ liệu đó.